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RFP作成の全工程と書き方のポイントをわかりやすく解説！─Web制作で成果を出す秘訣とは？
システム開発やWeb制作の制作会社を選定する際、依頼検討中の制作会社に発注者が作成するのがRFP（Request for Proposal；提案依頼書）です。依頼会社から良質な提案をもらうために作成されます。
本記事では、Web制作会社ならではの観点からRFPの書き方やコツについてご紹介します。
RFPとは
RFPには、発注者のプロジェクト概要、予算、スケジュールなどを受注者に向けて伝える役割があります。RFPは依頼企業と制作会社をつなぐ、いわばコミュニケーションツールです。
RFIとの違い─システム開発の場合
RFPとよく似た用語にRFIがあります。RFIとは、英語では“Request for Information”の略で、日本語では「情報提供依頼書」と言います。発注者がシステム開発の依頼を検討するため、受注会社に必要な技術、知見、実績などの提供を求める依頼書です。
システム開発の場合は、依頼先の会社が求める専門性を十分に持っているかをRFIで確認した上で、RFPの作成へと進むことがあります。
RFPはプロジェクト成果を出す前準備になる
RFPの作成で大切なのは、プロジェクトを起案するにいたった課題や目的のしっかりとした言語化です。制作依頼を検討する企業に、「なぜそのプロジェクトを行うのか」「なにが課題なのか」を明確に伝えることで、よりよい提案を受けられる可能性が高まります。プロジェクトを達成するための前準備といえるのがRFPです。
RFPやRFIを作成するメリットは、発注者の依頼と受注者の提示する作業の間に発生する認識齟齬を発生しにくくさせることです。ほかにも、コンペを実施する際には、提案を依頼する複数の企業の情報格差を減らし、比較条件をそろえることにも役立ちます。RFPの作成にどうしても手間がかかるのはデメリットですが、作成過程で自社のプロジェクトを客観的に見つめ直す機会にもなります。
RFPのつくり方
続いて具体的なRFPの作成方法について紹介します。
RFPの主な項目
RFPに盛り込むべき主な項目を下記にまとめました。RFPの大きな目的は、よりよい提案をしてもらうことにあります。基本的な書き方としては目的、プロジェクト概要、方針、要件をできる限りシンプルにまとめ、要点をついた内容にするべきです。
目的や課題、それらの背景に関する要点を絞り、その上で選定基準、契約事項、補足的な参考資料を付けるのがRFPの基本構成です。
- 目的
- プロジェクト概要
- 方針
- 提案依頼内容
- 選定基準
- 契約事項
- 参考資料
RFPの書き方
1. 目的：プロジェクトゴールを設定しましょう
まずは、プロジェクトの目的を明確に書きましょう。たとえば、Webサイトのリニューアルでは、リニューアルにより最も達成したい内容（例：ブランディングの強化）を明記し、その上で現在のサイトの主な課題をあげます。
■目的
株式会社ABC（以下ABC）のリブランディングを目的としたコーポレートサイトのリニューアルを検討しており、貴社からの提案をお願いいたします。
プロジェクトの背景や課題をあげてから目的を示すのも一案ですが、基本的には目的を先にあげたほうが理解しやすくなります。ここの記載は簡素で問題ありません。
2. プロジェクト概要：背景や課題を設定しましょう
次に、大まかにプロジェクト概要を説明します。3行から5行ほどでプロジェクトを立ち上げた背景、狙いを書きましょう。下記の例文のように、「ターゲットの属性」など細かな点は箇条書きでまとめても構いません。必要に応じて、概要以降に「2-1. 現状・背景」「2-2. 課題」「2-3. 目的・目標」といった追加ページを設けましょう。
■プロジェクト概要
当社は会社設立から10年が経過し、現在を第二創業期と位置づけています。事業の拡大を機に、現在、ロゴの刷新などブランディング施策を展開中です。その一環として、コーポレートサイト制作を行います。事業内容を整理し、ブランディングを施したデザインを反映させ、次のターゲットとの関係強化を図りたいと考えています。
＜ターゲットの属性＞
・ステークホルダー：経営ビジョンに共感するビジネスパートナー
3. 方針：要件や範囲を定めましょう
具体的なプロジェクト施策として、より詳細なターゲットやペルソナ、マーケティングやブランディング方針、必要な機能や要件（システム環境・連携など）、納期や予算を提示します。提案を依頼したい内容として、自社事業のどの程度の範囲をどのようにカバーしてもらいたいのかをここで明記しましょう。
■方針
XYのコーポレートサイト上でオウンドメディアも運営しています。運用中のCMSからより管理・更新しやすいCMSへの移行を検討中です。しかしながら、その検討と運用に長けたWeb担当者が不足しており、マーケティングの知見に基づいた発注先企業主導のプロジェクト進行を求めています。
- CMS移行の実施
- CMS選定（または開発）
- コンテンツ制作、分析フローの整理（または制作代行）
■納期・予算
納期：◯◯年◯◯月までにリリースできること
予算：◯◯◯万円以内
※ 予算には、初期のサイト実装、デザイン作成、コンテンツ制作を含む。
4. 提案依頼内容：解決法と実績を求めましょう
次に、提案依頼内容としてシステム環境、サイトの情報設計、デザイン、課題解決方法とその実績の提示を求めましょう。
■システム環境
- サーバー：◯◯
- CMS：◯◯
■情報設計
＜コーポレートサイト＞
作成予定ページ数：5ページ
- 経営理念
- 事業
- 働く人
- 新卒／中途採用
- お問い合わせ
＜オウンドメディア＞
カテゴリー名：◯◯、◯◯、◯◯、◯◯、◯◯
＜作成依頼予定のコンテンツ＞
インタビュー記事：5本
対象者：◯◯（役職）、◯◯（役職）、◯◯（役職）、◯◯（役職）、◯◯（役職）
※ 記事更新予定日：◯◯年◯◯月までにすべて公開
5. 選定基準：選びたくなる基準を伝えましょう
プロジェクト内容を示したら、どのような優先基準で受託会社を選定するのかを明記します。
- 条件を満たしているか
- 情報設計、デザインが目的に沿っているか
- 事業に貢献できるか
- 他社と差別化された独自性があるか
- チーム体制、実績、スケジュールが合うか
- 継続的な改善に対応できるか
6. 契約事項：口約束で伝えないのが大切です
予算やスケジュールといった契約に関する事項も一覧でまとめましょう。
7. 参考資料：会社の沿革を伝えましょう
最後に、会社の歴史、組織図、プロジェクトチームの体制、システム構成などの詳細も補足するのも効果的です。ここまででの記載内容を踏まえ、提案のマッチング度合いを高めるより詳細な事業内容など役立つ情報を記載します。
また、デザインイメージなど参考にしたいWebサイトがあればぜひ記載してください。最初の段階でサイトを制作する上で、共通のイメージを持つことに役立ちます。ベンチマークとなるWebサイトの記載は、最後の参考資料としてか、提案依頼の各項目で掲載するのどちらでも構いません。掲載する際には、参考にしたいWebサイトのURLを記載しましょう。
RFPのテンプレート
最後に、RFPに記載する項目を下記にまとめました。ここでは、一般的なWebサイトのRFP項目をまとめています。システム開発の場合、システムの機能要求、非機能要求など、より細やかに記載する必要があるでしょう。
| 1. RFPの目的 | |
| 2. プロジェクト概要 | 1) 現状・背景 2) 課題 3) 目的・目標 |
| 3. 方針 | 1) ターゲット 2) 方針（マーケティング、ブランディングなど） 3) 必要な機能、要素（既存システムとの連携など） 4) 納期、予算 |
| 4. 提案依頼内容 | 1) システム 2) 情報設計 3) デザイン 4) スケジュール 5) 課題解決方法（マーケティング、ブランディングなど） 6) 実績 7) 予算 |
| 5. 選定基準 | 1) 条件を満たしているか 2) 情報設計、デザインが目的に沿っているか 3) 事業に貢献できるか 4) 他社と差別化された独自性があるか 5) チーム体制、実績、スケジュールが合うか 6) 継続的な改善に対応できるか |
| 6. 契約事項 | |
| 7. 参考資料 | ※ プロジェクト、企業に関する補足情報 |
まとめ
RFPとは、発注者が受注者にプロジェクト概要と依頼内容を正確に伝えるための資料です。本記事では、RFPの具体的な書き方を紹介しました。以下、もう一度まとめます。
システム開発やWebサイトの成果物は、4, 5年の期間にかけて利用するものです。Webサイトは企業の「顔」として存在感を担います。単なるツールを超えて、Web制作はビジネスの成否を担うケースもあるでしょう。
ですから、発注者が成果物に納得感を持てることがとにもかくにも大切です。満足のいく成果物ができあがるように、開発・制作会社との関係を大事にしましょう。そのためにもRFPは有効です。
ところで、記事をご覧いただいたみなさんが察するように、RFPの作成はとっても大変です。そもそもプロジェクトの課題はなんなのか、分析と目標は適切なのか、はっきりしないことも多いと思います。
ですが、ご安心ください！ 私たちクーシーは、さまざまな業界のWeb制作のRFP作成を引き受け、Webサイトやサービスなど多数の企画開発を行ってきた実績があります。プロジェクト内容がまとまっていなくても構いません。まずはお気軽にお問い合わせくださいませ。丁寧にあなたのビジネス課題のヒアリングをいたします。
この記事を書いた人
クーシーブログ編集部
1999年に設立したweb制作会社。「ラクスル」「SUUMO」「スタディサプリ」など様々なサービスの立ち上げを支援。10,000ページ以上の大規模サイトの制作・運用や、年間約600件以上のプロジェクトに従事。クーシーブログ編集部では、数々のプロジェクトを成功に導いたメンバーが、Web制作・Webサービスに関するノウハウやハウツーを発信中。
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テキスト：青山俊之 デザイン：大坂間 琴美
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