商談につながる会社紹介資料の作り方！ コツは信頼感を高める構成です

営業に効く会社紹介資料とは？

会社紹介資料とは、初対面の相手に自社を簡潔に知ってもらうための資料です。

例えば、自社が何を得意とする会社で、どのように役立つことができるのか、また、企業の歴史やイメージなどを記載します。

営業に効く会社紹介資料とは、単なる情報の羅列ではなく、相手が「期待」していることの一歩先をいき、読み手・聞き手の「記憶」に残る内容になっているものです。なぜかというと、こうした資料は、相手の課題解決への期待感を高め、次の商談へとスムーズにつなげることができるからです。実際の商談では、「御社のサービスならこの問題が解決できそうだ」と思ってもらえるかどうかが重要なポイントなのです。

会社紹介資料を作る目的と効果

相手からの信頼感を高め、自社サービスの話を聞いてもらいやすくすることが会社紹介資料で狙いたい効果です。

資料が魅力的であれば、それだけでチャンスが広がります。その一方で、相手の関心を惹きつけられない資料では次の機会につながりません。新規の取引先や顧客を増やしていく上でとても重要なツールです。

会社紹介資料に盛り込む要素まとめ

会社紹介資料に入れる要素は各社共通する部分もありますが、何を盛り込むかは企業によって異なります。

以下によく使われる要素の例を挙げました。ここから自社の目的にあったものをピックアップして掲載します。

営業成果を上げる会社紹介資料の構成

会社紹介資料の構成とは、要素を並べる順番のことです。構成は資料の説得力を増すために重要なポイントになります。

会社の紹介資料で演出したい大まかなポイントは下記の4点です。

会社紹介資料の構成のみを抜粋した例を参考に、これらのポイントをご紹介しましょう。

構成の4つのポイント【具体例付き】

以下に、会社紹介資料の構成例を示し、それを4つのポイントに分解して解説します。

1. 信頼を高めるパート
   「1. まえがき」と「2. 会社概要」が信頼を高めるパートです。優秀な人材がいて、高い志を持って順調に成長している企業であることを伝えています。
2. 顧客の課題を掘り起こすパート
   「3. 業界の現状と課題」はすなわち、顧客が感じている課題でもあります。ミッションと結びつけて、どうすれば解決できると考えているのかを語るパートです。読み手は自社の課題と重ねて読むでしょう。
3. サービス紹介パート
   「4. 事業内容」と「5. サービス詳細」で、やっと自社のことについて話します。これまでのパートは、この話を聞いてもらうための下準備でした。前のパートがあるかないかで、自社サービスへの関心の高さは確実に変わります。
4. 安心・共感を集めるパート
   「6. 今後の展望」は、A社が作ろうとしている世界について語ることで共感を得るパートです。

このように使う要素は比較的自由ですが、構成の大まかな流れは決まっています。「信頼」「課題」「サービス紹介」「安心・共感」の各パートをどの要素を使って表現するかが考えどころです。

会社紹介資料の作成方法：先回りしてコンパクトに伝えるのがコツです！

会社紹介資料は、資料を見た後に、相手にどんな感情になってほしいかを考えて作る必要があります。
例えば「自社に期待してほしい」「自社サービスに興味を持ってほしい」などです。

そのためには、自社の権威性を全面に押し出すよりも、相手の知りたいことを先回りしてコンパクトに伝えることが重要です。
したがって、制作は目的とターゲットを決めることからスタートします。

手順は以下のとおりです。

1. 目的とターゲットを決める
2. 構成内容を決める
3. ラフデザインを作る
4. 必要な素材を準備する
5. 組み合わせて完成
6. PDF化を忘れずに

順番に見ていきます。

ステップ1. 目的とターゲットを決める

本記事は営業活動用を想定しているので、目的は例えば「新規の取引先に信頼できる会社として自社を知ってもらう」となります。

目的が決まればターゲットも定まります。営業向けの資料なら、企業の担当者がターゲットです。実在する人をペルソナに設定すると、過去のやりとりからターゲットの疑問、知りたいこと、悩み、すでに知っていることなどが具体的になり、伝えるべきことが明確になります。ペルソナを掘り下げておくと、構成作りが楽になるのでおすすめです。

ステップ2. 構成内容を決める

構成はゼロから作るパターンと、他社の構成を借りるパターンの2種類があります。

ゼロから作るパターンは、「信頼」「課題」「サービス紹介」「安心・共感」の流れを踏まえて要素を選定し組み立てるやり方です。とくに「信頼」と「安心・共感」のパートは、企業の個性を出しやすいところです。自社にとって有効なアピール材料を探して、初対面の営業先の方にも、安心・信頼してもらえる内容を検討しましょう。

とはいえ、作ったことのない資料をゼロから作るのはなかなか大変です。そんなときは、他社の資料を参考にしてみるというのもひとつの手です。Speaker DeckやSlide Shareで検索すると、会社紹介資料がヒットします。これに当てはめれば、ゼロから作るよりずっと簡単に構成が作れます。

ステップ3. ラフデザインを作る

「ラフデザインなんか飛ばして、いきなり書き始めた方が早いのでは？」と思うかもしれませんが、ラフデザインがないと考えながら資料を作らなければなりません。結果として、統一感を出しにくく、制作に時間もかかってしまいます。簡単でいいので、ラフデザインを作るようにしましょう。

具体的に「ラフデザインを作る」とは、構成内容のページの割り振り、フォントサイズ、各パートの文字数、写真やイラストを入れる位置など、ざっくりとした全体像を作る作業のことです。Webサイト制作でいうと、「ワイヤーフレーム作り」にあたります。

この作業はまず手書きでやることをおすすめします。パワーポイントなどのツールを使うより断然早く、画面を自由に設計できるからです。フォントサイズや文字数を見積もる段階はツールを使うと便利です。

ステップ4. 必要な素材を準備する

テキスト、写真のほか、ロゴやイラスト、グラフなどの素材も揃えます。テキストは分量が多く、該当部署や担当者の確認が必要なものもあります。できるところから早めに着手しましょう。

写真は撮影を依頼するほか、Adobe StockやShutterStock、iStock、PIXTAなどで購入することもできます。ネット上には無料で使える写真サイトもありますが、会社紹介資料は初対面の相手から信用を獲得するためのツールです。無料の写真素材を使うとすぐ「無料素材だな」とわかりますし、会社の印象にとってよくありません。写真に限らずですが、資料を作る目的を達成しやすい素材を集めましょう。

ステップ5. 素材を組み合わせ、最終の仕上がりを確認する

素材を揃えたら、デザインに合わせて加工し、組み合わせます。仕上がりを確認する際は、必ず実際に利用する際と同じ形式で確認してください。印刷した場合とPCの画面に映した場合で見え方が違うということはよくあります。
とはいえ、作成した資料に対して複数人からの確認、フィードバックが欲しいときに、1人1人に紙で印刷した資料を手渡しするわけにはいきません。

そんなときは、いったんPDFに変換し、Adobe Acrobat オンラインツールで共有するのがオススメです。
PDFに変換することで、資料を紙に印刷したときと同じレイアウトで保存でき、PCやスマホなど、どんな環境で開いても基本的に同じように表示できます。

さらに、Acrobat オンラインツールで「PDFを編集」ツールを使うことで、オンライン上で複数人が同時に資料に対してコメントを入れたり、フリーハンドで書き込みすることも可能です。
フィードバックを受けた後は、紙に印刷して改めて確認することも忘れずに。

商談相手に資料を事前に共有する場合は「PDFを圧縮」ツールでファイルサイズを軽くし、「PDFを保護」ツールでパスワードを設定すれば、相手にダウンロードの負担をかけずに済み、セキュリティ面でも安心です。

商談相手に寄り添った構成で信頼につなげましょう。

ここまで、営業活動において重要な役割を果たす会社紹介資料の作り方について解説してきました。適切な構成と内容で作成された会社紹介資料は、初対面の相手に信頼感を与え、次の商談へとスムーズにつなげる強力なツールとなります。

会社紹介資料は、情報の羅列にならないように気をつけ、「信頼」「安心・共感」を意識して相手の立場や心理に寄り添った構成にすることが大切です。さらに、適切な素材選びやデザインの統一感にもこだわることで、貴社の魅力をより効果的に伝えましょう。

また、Web関連の営業活動において重要となる会社紹介資料の一つに提案依頼書（RFP）があります。私たちクーシーでは、長年の経験から営業資料のさまざまな「失敗」「成功」事例を見てきました。「どのような構成にすべきか迷っている」「詳細な情報がどこまで必要かわからない」「もっとわかりやすく、効果的に伝えたい」といったお悩みがございましたら、ぜひお気軽にご相談ください。資料作成の基礎から一歩先のポイントまで、プロの視点でアドバイスいたします。

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