万能ツール「Notion」の基本の使い方と活用例をわかりやすく解説！

Notion（ノーション）とは

https://www.notion.so/ja-jp/product

Notion（ノーション）とは、アメリカのNotion Labs Incによって開発された多機能メモアプリのことです。メモをする機能だけではなく、ドキュメント機能やファイル保存機能、データベース機能、共有機能、タスク管理など、さまざまな機能があります。

2016年にリリースされて以降、多くの方が利用してきました。2022年11月には日本語版がリリースされ、さらに使いやすくなっています。Web版とデスクトップ版・モバイル版の3種類があり、さまざまなデバイスに対応しています。

「All-in-one Workspace」を謳っているNotionは、スケジュールやタスク・ナレッジを1つにまとめます。各ツールのハブのように利用することも可能です。まさにAll-in-oneの情報管理ツールといえるでしょう。

Notionが人気な理由

ほかにも多機能な情報管理ツールがある中で、なぜNotionが選ばれるのでしょうか？

シンプルで使いやすい

NotionはシンプルなUIで、使いやすいデザインと機能が特徴です。ドキュメントの編集や更新も、少し触っただけで簡単に使いこなせます。誰でも直感的に操作ができるようデザインされているためです。

シンプルでありながら非常に自由度が高く、ページごとにアイコンやヘッダーのカスタマイズも可能です。ユーザーにとって見やすく、使いやすいデザインで情報管理ができます。

どんな端末でも使える

Notionはさまざまな端末で使用できます。

現在、Web版とデスクトップ版・モバイル版がリリースされており、スマートフォンやタブレット端末でも利用可能です。モバイル版でもWeb版と同じようなUI／UXとなっているため、操作性が大きく変わることはありません。

社内のパソコンで使用したり、外出先ではタブレット端末で利用したりと、さまざまなシーンに合わせた使い方ができます。デバイス間でデータを同期できる点も大きな魅力です。

低価格で使える

Notionは低価格で利用できます。プランは「フリープラン」「プラスプラン」「ビジネスプラン」「エンタープライズプラン」の4つです。

1ドルあたり130円で換算すると、プラスプランは月額1,300円、ビジネスプランは1,950円です。

Notionで利用できる機能を考えると、この料金は非常に低価格といえるでしょう。個人で利用するのであれば、フリープランでも十分です。

各プランの違いについては、のちほど詳しくご紹介します。

使うアプリを減らせる

さまざまな機能をNotionに集約できるため、使用するアプリを最小限にできます。

仕事の内容や取引先に合わせて同じような機能のツールを複数使い分けていると、ごちゃごちゃして煩わしく感じることも少なくありません。

Notionはさまざまなツールと連携できるので、ツールごとに画面を開ける必要がなく一元管理が可能です。必要最低限のツールを開くだけでよいため、ストレスなく、すっきりとしたデスクトップで仕事を進められます。

Notion の始め方

Notionの始め方についてご説明します。

まずアカウント作成です。Notionの公式ページに行き「Notionを無料で入手」をクリックしましょう。

アカウントを作成します。

メールアドレスを入力すると、登録したアドレスにサインアップコードが送られます。サインアップコードを入力し「新規アカウントを作成する」をクリックすれば完了です。

NotionはGoogleアカウントやAppleアカウントでもログインできます。

Notionで表示する名前や写真・パスワードを入力して「続ける」をクリックしてください。

次に、どのような用途で利用するのか選択します。用途に合わせてセットアップしてくれます。

Notionの管理画面が開き、ページ作成・編集が可能になりました。

左サイドメニューはページ一覧、右側はそれぞれのページの内容が表示されています。「＋ページを追加」すれば、簡単にページを追加できます。

テンプレートを利用すると、用途に合わせたページが簡単に作成可能です。「チームスペース」を作成すれば、チームでNotionを利用できます。自分好みにどんどんカスタマイズし、使いやすいものにしていきましょう。

Notion の使い方

Notionはカスタマイズ次第で、さまざまな機能を利用できます。その中で、利用すると便利な5つの機能の使い方をご紹介します。

• 日報
• タスク管理
• 社内Wiki
• 参考サイトのリンク集
• 採用ページ

それぞれについて、順番に見ていきましょう。

日報

Notionでは日報を簡単に作成できます。

まず日報管理のデータベースを作ります。カレンダービューを利用すると管理しやすいでしょう。

ページを追加し、題名を「日報」にします。次に「カレンダー」をクリックします。

データソース名は適切なものを入れてください。今回は「日報」としています。
「＋新規データベース「日報」」をクリックしてください。

カレンダービューが表示されます。これでデータベースの作成は完了です。

次に、日報を作成しやすいようにテンプレートを準備しましょう。

データベースの右上部「新規」の横にあるプルダウンボタンをクリックします。
「＋新規テンプレート」を選択してください。

テンプレート作成ウインドウが開きます。日報に必要な項目名を入れ、テンプレートを作成してください。

デフォルトでは、「日報のタイトル」「タグ」「日付」「コメントを追加」「テキスト入力欄」が入っています。増やしたい場合は「＋プロパティを追加する」から追加してください。

日報のテンプレートはAIに自動作成してもらうこともできます。詳しくは以下の記事をご覧ください。動画付きで解説しています。

【Notion AIの使い方】ドキュメントを自動作成する10の方法を解説します

タスク管理

Notionはタスク管理も簡単にできます。左サイドメニューにある「テンプレート」をクリックすると、テンプレートウインドウが表示されます。

今回はその中の「TODOリスト」を見てみましょう。「TODOリスト」を選択し「テンプレートを入手」をクリックします。

TODOリストを用いたタスク管理画面が作成できました。

タスクごとに割り当てや期限の設定ができます。タスクの詳細については、別のウインドウで表示可能です。

ボードでは、タスクごとのステータスが一目でわかります。

議事録とプロジェクトとタスクを紐付けて管理できるシートの作り方はちらをどうぞ。記事内で作ったテンプレートを配布しています。

Notionでタスク管理！個人やチームで使える「シンプルなタスク管理テンプレート」の紹介

社内Wiki

社内Wikiは、社内で共有したい情報をWikiとしてまとめたものです。

ページを新規作成し「無題」を「社内Wiki」など、適切な表記にします。会社のアイコンやカバー写真を入れると、よりオリジナリティーのあるページになるでしょう。

Wikiの目次を作成していきましょう。テキストを入力しスペースを押すと、上部にバーが現れます。

バー内にある「テキスト（Text）」のプルダウンから「見出し2」を選択しましょう。右端にある「…」をクリックすると、文字の色や背景色が選べます。

文字列の先頭をドラッグすれば、図のような配置も可能です。

Wikiの中に日報のページを組み込むこともできます。日報ページのURLを貼り付けて「Mention Page」をクリック。

これだけで、以下のようなリンクができました。

参考サイトのリンク集

NotionはURLをペーストするだけで、以下のようなリンク集ができます。文字列だけのリンクより、かなりわかりやすいです。

テーブルで管理したり、Google Chromeの拡張機能でリンクを自動的に追加していくこともできます。

採用ページ

Notionを利用して、採用ページも作成できます。実際に使われている例としてログラス社の採用ページのリンクを付けておきます。

https://job.loglass.jp/

Notionで採用ページを作成するメリットは、新しい情報の追加や修正が簡単にできることです。通常のホームページですと、デザイナーやエンジニアを通して情報の追加・修正を行わなければなりません。Notionを使えばすぐに変更できるため、求職者のニーズに合った情報をすばやく発信できます。

Notionで作ったページをWebページとして公開するのは簡単です。

1. 画面右上の「共有」をクリック
2. 「Webで公開」のトグルをONにする
3. ウェブ公開用リンクをコピー

Notion の料金プラン

Notionのプランは以下の表の4つです。

個人で利用するならフリープランでも十分です。小規模なチームで利用したい方はプラスプラン、会社で利用するならビジネスプランやエンタープライズプランが選択肢にあがるでしょう。

表でまとめた機能は代表的なものです。詳しく知りたい方は公式サイトをご覧ください。

まとめ

Notionは多機能な情報管理ツールです。さまざまなツールを一元管理でき、誰でも使いやすいデザインが魅力です。工夫次第で自分たちに合ったツールへとカスタマイズできます。

Notionをうまく活用して、働きやすい社内環境を整えましょう。